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智慧机关事务建设的思考与实践
发布日期:2022-09-30 17:03 来源:中国机关后勤 浏览次数:

近年来,国家治理体系和治理能力现代化下,机关事务数字化建设步伐提速。推进智慧机关事务建设是创建节约型机关的有效载体,更是加快机关事务工作转型发展的关键举措。结合当前机关事务工作发展现状顺应和依靠信息化发展全面推进智慧机关事务建设提升机关事务管理水平

智慧机关事务的概念及应用
智慧机关事务建设是运用物联网、大数据、AR/VR、人工智能等新一代信息技术,打通线上线下空间、深化业务系统应用,构建面向服务对象的一体化在线服务保障管理体系。智慧机关事务主要以建立全局性综合数据应用体系为核心,有效整合办公用房、公务用车、公共机构节能、公务接待、餐饮及物业服务等业务信息数据,实现信息的深度互联互通,面向机关单位及干部职工分类提供全面、可靠的服务,同时向上级业务主管部门及智慧城市建设主管部门提供自动化数据服务接口和个性化数据输出。
智慧机关事务的主要应用场景包括但不限于以下几个方面:针对人员就餐、住房申请、物业服务、幼儿入园等建立线上一站式服务平台,优化办公用房、公务用车、公务接待等审批流程,提高办事效率。提升智慧园区体验,在集中办公区建立面向服务对象的全流程、可追溯服务保障系统,实现考勤打卡、访客管理、车辆预约、节能管控、会务管理、就餐保障等功能。拓展智能决策通道,在完成各类业务系统建设的基础上,充分运用中央数据库等载体和技术手段建立智能决策系统,根据工作需要提供定制化数据输出服务,将机关内部的管理运行和外部数据进行整合,形成辅助领导决策的虚拟“驾驶舱”系统。
面临的问题
智慧机关事务功能模型概念提出时间较短,相对交通、医疗、教育等行业的信息化建设起步较晚,发展中尚有一些问题待解决。在统筹规划方面,融入最新理念的信息化顶层规划不足,缺少从全局高度梳理业务数据、规范系统流程、打通数据壁垒、深挖数据价值的措施;在综合平台建设时,对于信息化现状的分析较少,旧系统难以接入;尚未建立行之有效的建设及运维机制。
在资金保障方面,智慧机关事务建设大多被纳入智慧政务建设规划中,申请专项建设资金时将其作为智慧城市建设的一个三级分类项目,划分到机关事务部门开展信息化建设的资金较少。
在技术应用方面,现有专门针对机关事务工作设计且运行良好的平台系统不多,成熟的应用成果少,缺乏可借鉴的案例和经验。在对各类应用系统进行融合对接时,需要提前定义互联互通接口,并按照接口规范逐个改造系统,调测工程量大,多系统联调周期长,部门间协调难度大。
在人员方面,机关事务管理部门工作人员多为一线员工,运用新技术辅助业务工作的积极性不高,急需提升自身信息化应用能力。地市级机关事务管理部门虽已设置信息化专职或兼职人员,但人员配置较少,完成适应“互联网+”的信息化改造面临一定困难。
对策分析
建设智慧机关事务,面临办公区域分散、资源分布广、业务场景复杂、资产种类多、技术平台不一致、集成交互难度大等诸多问题,笔者认为,需要从根本上解决好三个“矛盾”,把握好两个“关系”,构建好一个综合体系。
解决学习先进技术与缺乏成熟案例的矛盾。智慧机关事务建设起步晚,成熟的应用成果少,开展信息化建设不仅要到机关事务信息化建设先进地区考察学习,更要从其他行业的智慧化建设及应用成果中汲取养分,引入他们的先进理念和可靠技术框架。委派专业人员参与信息技术行业的技术研讨、方案论证、经验交流,学习和了解前沿技术案例和解决问题的思路,定期邀请专业院校、科研院所、知名厂商为智慧机关事务建设出谋划策。
解决信息化发展形势和软硬件建设的矛盾。数据是支撑各类应用的基础资源。建设智慧机关事务,要对传统通过接口方式实现互联互通的方法进行升级,最终实现直接基于数据出发的建设模式,将“系统为纲”转换为“数据为王”。不断完善已建成的业务系统数据资源,拓展系统间数据对接和交换渠道,将各业务系统中可供分析的有效数据纳入综合平台统一管理。智慧机关事务建设要以服务机关单位及其干部职工为中心,建设能够全面感知、便捷服务、智能运转、决策精准、安全可靠的系统服务环境,针对各类用户提供一站式、专业化和可定制的服务功能。在支撑领导决策方面,要提供融合时间、空间的全生命周期分析功能。在硬件建设方面,推进对现有办公条件的智能化改造,结合公共机构节能工作,建设信息化和节能示范相融合的样板工程。
解决好信息技术应用与人员信息化素养不一的矛盾。针对性开展信息技术培训,更新一线员工的工作理念,帮助他们提升信息技术应用能力。
把握好超前规划与适度建设的关系。在规划智慧机关事务平台系统和业务模块时,要在建设之初对方案进行可行性研究和技术论证,既要为今后3至5年的业务工作发展打好框架,预留拓展空间,又要避免过度开发造成资源浪费。在完善现有应用平台功能及模块时,要立足工作实际和需要,确保拓展延伸部分发挥最大效益。在规划中,完善基于机关事务工作全局的软件功能模型,尽早搭建数据挖掘平台环境和大数据分析环境,持续加强和深化数据挖掘能力。
把握好业务系统建设与综合平台建设的关系。业务系统面向业务部门人员,主要支撑内部工作开展和跨部门端到端服务;综合平台主要面向全局和决策者,提供分析类应用服务,两者既联系紧密又分工明确。业务系统建设首先应考虑业务部门,最大限度满足业务部门的应用需求,允许在一定程度上由业务部门进行分散化建设,但需要在信息化部门的统一规划和管理下进行。前期建设的业务系统,要最大限度进行数据开放和接口改造,做好与综合平台的数据对接工作。后续新建的系统,要在综合平台的基础支撑服务框架下建设,提供标准的子框架和数据接口。有条件的地区和部门可以把综合平台和新建业务系统同步规划设计,按照服务化、全程化、融合化的原则进行集中建设。
构建智慧机关事务综合体系,包括以综合平台和业务系统建设及完善为主的软件系统建设,也包括以信息化办公设备、物联网设备、线路及网络带宽升级为主的硬件环境建设,还有组织建设、制度建设、保障机制、应用者素质提升等多个方面的工作。组织建设上,要成立以主要领导为组长、各分管领导为副组长的信息化建设领导小组,领导小组定期对建设进程进行调度。制度建设上,要尽快出台系列规章制度和具体实施方案,使信息化建设、管理及应用有章可依。保障机制上,要在每年的财政预算中预留信息化建设和运维经费,尽快补充专业化人员。在应用上,定期开展干部职工信息技术管理及使用培训,经常性开展经验交流和问卷调查,进一步了解需求。在资源利用上,要充分借用现有政务云资源建设成果及硬件支撑,避免重复投资;要善于借助市场力量,拓展政府主导、市场(企业)运作的模式,有效节约财政资金。
建设实践
2021年,东营市机关事务管理局抓住市场科技创新和政府数字化转型新机遇,持续加强数字化大平台建设,深化业务系统应用,完善智慧化框架体系,机关事务数字化建设实现跨越发展。
为统筹推进机关事务信息建设工作,管理局于2020年3月份成立机关事务信息化建设工作专班,确定了“1+1+N”(1个综合平台、1套保障体系、N个业务应用)机关事务信息化建设体系,明晰了2至3年内规划建设的重点任务。对年度内拟实施的重点工程项目,层层分解任务,倒排工期、责任到人,并建立督查和推进机制,同时引入第三方咨询和监理服务。在财政预算资金不足的情况下,借鉴杭州、宁波等市建设经验,并结合自身实际,创新性地采用政府主导、市场运作方式进行项目建设,采用“两定一竞”的方式推进,即建设单位定功能(软件)、定设施设备(硬件),潜在服务商竞价投资。通过市场化运作,完成包括行政审批局餐厅建设和市直机关中心餐厅升级改造在内的智慧餐厅系统建设,为财政直接节省投资88万元;智能化公务用车管理系统升级改造节省软件开发费60万元;国有资产数据平台建设节省信息化建设及维护资金60万元;绿色产品交易平台和阳光采购平台建设节省投资66万元。
秉持“创新、共融”的建设理念,开发建设“智慧机关事务综合管理服务平台”,并同步开发手机App。综合平台建成集业务系统、分类数据展示、内部协同管理等功能于一体的综合门户,对办公用房和公务用车等业务系统实现单点登录集成。综合平台一期项目打造了能够实现文稿线上修改和流程表单掌上签批的“内部管理”功能模块,财务报销、会议管理、采购管理、督察督办等事项全部表单化、流程化,局内日常事务实现一键式办理和标准化审批。2021年,综合平台运转的各类表单共8000余个,各环节签批4.3万余次,平均处理时长14小时53分钟,与平台启用前2至10天的处理时长相比,机关办公效率大幅度提升。截至目前,综合平台内运转的各类事项表单模板达53个,涵盖材料审核、信息批办、物品采购、财务报销、出差审批、用车申请、合同签批、公务接待、会议申请、请销假管理等事项,除涉密及不宜公开事项外,部门内部事项办理全部“无纸化”,实现让信息多跑路、让干部职工少跑腿。
通过数字化大平台建设,公房管理、公车管理、公务接待管理、公共机构节能、餐饮管理、物业服务等多项业务工作智慧化程度不断提升,数据支持精准高效,各类业务实现便捷办理。其中,办公用房管理系统主要依托国有资产数据平台建设,对全市党政机关单位办公用房进行数据测绘、录入和审批管理,实现“智能图形”管理;公务用车管理系统在全省率先实现用车零审批、派车自动化等功能,形成了覆盖全市所有公务用车的智能化监管网络;智慧餐厅系统实现刷脸结算、在线订餐、交易管理、消费查询等功能,实现对多家餐厅的智慧化管控;机关餐厅阳光采购平台和绿色产品交易平台实现阳光采购和农特产品网上交易等功能,出入库管理、成本核算、数据分析、生产基地实时监测,加强了内控管理和数据整合,进一步提升了市直机关餐饮服务保障水平;完成全市周转房及阳光公寓管理系统建设,建成房产综合管理展示平台,各项业务办理流程全面融入综合平台。完成全省公务接待、公共机构节能信息化试点建设任务,以购买数据服务的形式推进全市公共机构能耗监管数据建设,国内公务接待工作实现远程数据汇总和监督检查。
在制度保障方面,东营市机关事务管理局先后出台《信息系统建设及运维工作制度》《信息系统绩效考评管理办法》《数据资源定向开放实施办法》等文件,为信息化建设提供了标准化流程和数据规范,建立适应机关事务管理工作的信息系统绩效考评管理体系,提升了各类业务数据对接效率及安全性。在全市数字政府建设优秀案例、大数据创新应用优秀案例、优秀信息化试点场景等多项评选征集活动中,综合平台、办公用房管理系统、智能公务用车管理系统、智慧餐厅信息系统等多次入选省、市级优秀案例评选,智能公务用车管理系统的应用成果获得省市主要领导批示肯定。
(本文获“新时代机关事务行业建设”主题征文三等奖)



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