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坚持以人为本的服务理念以更高标准加快机关会议活动的规范化建设——以县机关事务中心保障的会议活动为例
发布日期:2020-09-23 15:26 来源:三门县机关事务中心 浏览次数:

  会务活动的保障是机关事务后勤保障的重要内容,其规范化建设关系机关“会风”建设,是县委县政府工作决策部署得以落地生根的有力保证。下面,我将以县机关事务中心保障的会议活动为例,按照“不忘初心、牢记使命”主题教育要求,听取县机关事务中心、县四套班子领导所在单位办公室意见,梳理出各类问题11个,整改完成9个,其余问题按照时间节点抓好整改落实。现形成调研报告如下:

  一、现状及问题

  县机关事务中心共有正式在职在编32人,临时人员111人。其中服务科负责会议服务正式2人,临时11人。服务科保障的会议室共26个,每天大小会议平均7场。

  近年来,随着县委县政府工作节奏的加快,县机关事务中心保障的会议活动数量不断增加,去年服务党政会议1690场次,参会68700余人。同时,也暴露出一些问题,主要表现在:

  (一)会议室类型单一,不够多样化、多功能化、标准化。

  1.类型单一。超大型会议室1个,租用三门大剧院,可容纳约1000人;县行政中心大型会议室1个,是大会堂,可容纳约500人;中型会议室1个,是第二会议室,可容纳约200人;小型会议室约15个;电视电话会议室3个(兼)。随着工作节奏的加快,各类会议相应增加。像第二会议室这样的中型会议室只有1个,可变换的余地不多,所以承担的会议非常多,不得不频繁变换桌型,导致很多桌椅损坏严重,要保障目前的运行,这样大小的会议室至少再建1个,这样才能保证固定位置的课桌型会议室1个、口字型可组合变换桌型的会议室1个。目前,碰到会议冲突,只能借用财政局会议室。(会议室基本情况详见附件1)

  2.设备老旧。会议室配套的投影仪、音响话筒、空调、桌椅等设备老旧,没有及时更新。譬如关于投影仪,大会堂、第二会议室、县委西会议室的投影仪,投影已经很不清晰,投影幕的设置,也没有考虑会议桌型和各个位置的观看,因此,在更新投影仪的同时,还得多设置各个方位的投影幕,大会堂前面、后面需各增加一帘投影幕,第二会议室在左右、后面需要各增加一帘投影幕。关于音响话筒,电视电话会议室的音响、县委西会议室话筒经常会有“滋滋”声,检修多次,反馈说是设备老化,需要更换,每套设备都需要好几万。关于空调,第二会议室的空调出风口需要改装,由于出风口风力太大,经常直吹下面,有些参会人员身体可能会受不了。桌椅方面,大会堂座位上的写字板和第二会议室的桌子损坏较多,需要维修。

  3.标准化水平不高。个别会议室桌椅没有编号,譬如第二会议室设计的时候,桌椅没有编排、编号,没有办法设计座位表,在组织大型会议的时候,人数较多也不能摆放桌位牌,基本是无序就座,有的时候前面二排都无人就座,影响了会风。譬如三门大剧院、大会堂的桌椅编号,与实际领导座次是左右相反的,可能会给各级参会领导造成误会。

  (二)会务保障人员数量不足、流动快,缺少专业培训,管理不够精细化,整体素质有待提高。

  1.人员不足,流动快。服务科正式编制2人,临时人员11人,从事本岗位经历超过三年7人,不足三年6人。近几年,由于待遇低,工作忙,又属于非正式编制,人员流动较快,新进人员在经验能力方面还存在不足。

  2.缺少专业培训,整体素质有待提升。服务科人员进来后,没有经过正规的礼仪培训和业务培训,在能力水平方面还有待提高。譬如服务人员缺少统一的工作装、工作鞋,有时候着装过于随意,影响服务形象,有时候在会场内由于穿着高跟鞋,走路时的声音太响,影响会场氛围;走姿缺少训练,过于随意;时间观念还有待加强,最好提前半小时到会场准备,避免仓促。

  3.管理不够精细化。县机关事务中心在保障全县大型会议活动方面,由于领导重视,一般都能安排比较到位。但在平时服务保障方面,一些细节方面的管理还不够精细化,主动介入不够。比如对参会领导个人信息的掌握不够及时,没有结合个性化差异,开展服务保障工作。

  (三)会议后勤保障不够细致。

  办公室对县里的会议活动需要机关事务中心保障的关注、主动介入还不够,造成有些方面的服务保障还不够到位。

  空调方面。有的时候,由于主机开晚了,在大会堂召开的大型会议空调不够凉,参会人员坐在里面像蒸桑拿一样,影响会议效果。

  就餐方面。有的时候,县里相关会议结束的迟了,因为没有提醒,食堂就没有饭菜了。

  停车方面。有的时候,县里大型会议召开的时候,县行政中心前面交通秩序就发生混乱。

  车辆方面。中巴车内没有放置雨伞、矿泉水的地方,每逢下雨,收发雨伞非常不便。没有一辆相对固定的引导车,有时安排的驾驶员可能经验不足,在引导带路方面,有些细节需要改善。

  环境卫生方面。会议结束后的打扫一般都比较及时,但在一些细节方面还需改善。譬如张贴的座位表长期无人清理,变成了会场“牛皮癣”,大会堂主席台两侧物品的摆放长期杂乱无序,第二会议室损坏的桌椅,长期丢弃在那里,无人清理。会议室摆放茶水的台子很乱,特别是县委接待室一般接待的都是重要来宾,必须要重点打扫,确保摆放整洁、有序。

  二、对策建议

  在会议活动的服务保障方面,要坚持“以人为本、追求卓越”的工作理念,实现服务质量的提升。为此建议,在以下三个方面加强改进:

  (一)发挥办公室的统筹协调作用。办公室是一个单位的中枢机构,是指挥部,只有充分发挥办公室协调上下、沟通左右的作用,才能顺畅运转。县里下发会议通知后,办公室就要及时把通知精神转告相关业务科室,主动介入,提起做好安排。如果县里在县行政中心大会堂召开大型会议,办公室收到通知后,要及时告知工程科,交待工程科提前一天安排人员打开主机,就不会发生空调效果不好的情况。办公室人员有的时候还要为领导当好参谋,不能只做领导交待的事情,领导没有交待,但只要有利于工作,有的时候也要主动请示,积极主动地把任务完成好。

  (二)规范管理,加强制度建设。不以规矩无以成方圆。建立规章制度是保障会议活动标准化建设的重要措施。

  建立会议管理制度。会务科对每个会议的使用情况进行登记,明确会议时间、使用人、出席县领导、外来领导嘉宾、会议人数,每天汇总后告知办公室,由办公室知会其他科室。每个会议室明确专人管理,在会议室外张贴管理人员照片、姓名、联系方式,需要使用会议室设备或者张贴广告的须经管理人员同意,经过登记后方可进入。会议结束后,会务经办人员需要恢复、清理会议室,经管理人员同意后结束本次会议室借用。会议室管理人员,负责设备的维护、环境卫生状况的监督检查,及时向服务科反馈情况。

  建立会务交办制度。建立会务交办单,把口头交办转为书面交办,让交办有依据、不遗漏。

  规范会议活动的来宾接待。建立来宾接待等级制度,不同的等级对应不同的接待方案。以后,根据来宾的等级,选择使用不同的接待方案,每个接待方案里面明确需要准备的物品。譬如,车辆是否需要备雨伞、草帽、矿泉水、水杯,住宿是否需要备茶叶、水果、洗漱用品,上下车是否需要备湿毛巾,火车站接待室是否需要备水果、便饭、接待室是否需要备专用物品等等。建立领导个人信息清单,对每一位新晋领导都要登记汇总相关信息,个人信息可包括身高、体重、鞋码、茶叶、荤素等信息。

  (三)提升服务人员整体素质。

  建立培训交流制度。可探索建立与三门技师学院的定向培养、交流制度。譬如可从三门技师学院毕业的学员中招聘相关人员,进入服务科,安排编外编制;或者从社会选中人员后,进入三门技师学院培训一段时间;也可以把服务科作为三门技师学院的实践教学点,安排部分学生到岗位上进行实践锻炼,如果双方有意愿,也可以签订聘用合同。

  规范服务人员着装。建议从县财政中安排一部分资金,对服务人员的服装、鞋子进行统一采购,上班时间必须统一着装。在发型、妆容方面也制定标准,不能过于张扬。在走姿、倒水动作、站位等方面加强培训,进行规范。

  三、几点启示

  会议活动的服务保障工作是一项细致复杂的工作,没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责,才能抓紧抓实每一个环节。在长期的会议活动服务保障工作中,县机关事务中心全体干部同心协力、集思广益,总结形成了一套操作性强、行之有效、值得推广的经验。现将其梳理总结如下:

  (一)坚持以人为本的服务理念,是组织好会议活动的前提。服务的对象是人,只有坚持以人为本的服务理念,方向才不会有偏差,才能产生更好的效果。坚持以人为本的服务理念,就是要努力做到情感上暖心、行动上贴心、措施上用心,具体到实际就是在就座、就餐、住宿、用车、饮水、供电、安全、卫生等方方面面安排的到位、妥帖,给参会者宾至如归的感觉。 

  (二)强化细节决定成败的意识,是组织好会议活动的关键。会议活动的服务保障工作没有一桩属于小事,没有一件可以疏忽,任何微小的疏漏,都可酿造成大的失误,稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。因此,务必要强化细节决定成败的意识,要以“如履薄冰、如临深渊”的工作态度,做到工作认真、态度谨慎、处事果断。在任何人任何事面前,都要从严要求,从优服务,做到慎之又慎,细之又细,始终坚持高标准、高质量,确保工作万无一失、确保领导放心满意。

  (三)凝聚团队力量,是组织好会议活动的保障。一个好汉三个帮,只有发挥团队的力量才能形成强大的工作合力。特别是大型会议活动的服务保障工作任务繁重,绝不是哪一个部门、哪一个科室的力量单独能完成,必须在某个机构的统筹协调下,各单位、各科室密切配合,协作分工,才能圆满出色地完成各项服务保障工作任务。


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