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浅谈会务服务工作的主要做法
发布日期:2016-05-11      信息来源:椒江区机关事务管理局      浏览次数:

    会议是各级行政机关贯彻民主集中制原则,发扬民主,实行集体领导的重要形式,是执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段。目前椒江区政府会议中心共有五个会议室,其中可容纳260人的大会议室1个,可容纳90人的中会议室2个,可容纳40人的小会议室2个。在过去的一年里,这五个会议室共接待各类会议1092场次,接待与会人数约4.2万人。

    自中央“八项规定”出台以来,全区会务服务工作面临越来越多的变化和挑战,会务服务中心作为机关事务局下属会务服务保障职能科室,在局内各科室和区内各部门的大力支持与配合下,以高度负责的工作责任感和使命感,始终保持严谨务实的工作作风,不断加强队伍建设,积极抓好会前、会中、会后各个环节,有力地确保了会务意图的全面实现,会务服务工作受到了领导的肯定和与会人员的广泛赞赏,现将我们的主要做法总结如下:

    一、狠抓队伍建设,全面优化人员素质

    1、加强培训,提高业务能力。一场严谨有序的会议如同一盘棋局,需要每个工作人员的密切配合。为此加强服务人员业务知识培训,制订计划进行串岗培训尤为重要。如中心只有一名音响师,一旦遇上多个会议室同时有会议的情况,音响师难免会顾此失彼,因此在日常工作中要求会务服务人员学习简单的音控操作,拾遗补缺,以保障每个会议的顺利召开。同时要求负责清洁的工作人员学习会务服务相关业务知识,在会议室爆满情况下,顶岗为会务服务人员做好茶水供应工作。

    2、加强考核,建立激励机制。研究制订工作人员量化考核办法,充分调动全体工作人员的积极性。因会务服务中心岗位特殊,经常要加班加点,如有些会议要延续到中午12点半或者傍晚6点半才结束;有些上午召开的视频会议,工作人员要在7点前到位进行视频调试;有些特殊会议需要在晚上及周末时间召开,如遇紧急会议,甚至要在半夜或凌晨召开,这就需要会务服务人员加班加点、到岗到位。为此,中心内部建立了一套会务服务制度,形成用制度管人、按制度办会的良好格局,促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。

    二、强化服务意识,不断提升办会质量

     1、主动作为,会前准备抓“牢”。 凡事预则立,不预则废。做好会务工作必须要有目标、有计划、有分析、有论证,准备充分。从某种程度上来说,会务工作的成效,很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。在日常工作中,中心努力按照与会者要求布置会场,对领导交办的任务及时协调、综合权衡、通盘考虑、周密安排,做到精益求精,确保所有的会议正常举行。由于会议主题多元化,会场的布置也随之千变万化,为此不管大会小会都坚持提前布置会场,便于妥善应对可能出现的错漏或突发情况。

    一是根据会议的类型及参会人数提前布置好会场,如座谈会、协调会需把座位摆放成“回”或“U”字行;学习会、工作部署会则需把座位摆排成课堂式。为满足各种会议的需求,会务服务大会议室及一号会议室基本上是每天一小搬,两天一大搬。二是提前同广告公司联系制作适合会场大小、场景的会标,会标体现会议的主题并悬挂在合适位置。根据参会人员名单,合理安排与会人员的会场座次,座区图和桌签要反复进行核对,防止遗漏、重复、出错等。如遇大型会议,还要将座区图摆放在会场入口醒目位置,并在会场入口设立签到席。三是提前打扫好会场卫生,会议开始前在会场内摆放好杯具,备好茶水,主席台还要摆放小毛巾等等。四是提前对音响设备进行调试,检查设备运行状况,根据会议的需求还要提前调试投影,准备无线话筒等等,如遇视频会议,还要协助机要、应急部门做好视频调试。

     2、勤俭办会,会议经费抓“紧”。一是本着“节俭办会”的原则,根据会议所需,确要安排工作餐的,一律按照标准安排自助餐。二是为进一步有效整合利用现有资源,节约会议经费,我中心对原有的几千份桌签进行了分类整理,以各单位首字声母为代表进行分类,建立目录方便查找,并设立桌签自取区,大大提高了工作效率。三是提倡节能环保办会,减少一次性纸杯的使用,除大型会议外,其它会议茶水供应一律使用陶瓷杯,同时配备四个消毒柜,由专人进行管理。

    3、严谨务实,后勤保障抓“实”。正所谓“台上一分钟,台下十年功”,一个人员齐整、流程顺畅的会议,需要会务工作人员付出更多的时间和精力。为保证各项会议高质量完成,我中心充分发挥主观能动性,主动加压,积极作为,以严谨务实的服务者姿态,把工作想在前、做在前,确保会务工作组织严密、准备充分,即使遇到临时突发状况,也能及时妥善地应对。一是按照全面周到的原则,每次接到大型活动后勤保障任务,及时按照会议主题及日程安排,对会务工作进行认真研究,详细制定后勤保障方案,根据会议规格高低、参会人数及日程长短等设立相应工作小组,明确工作职责,会务服务工作涉及到的环节颇多,每个环节都要坚决避免出现“可能”、“应该”或者“差不多”的情况,确保落实到位、责任到人。二是做好工作对接及会前查验。按照“会务工作无小事”的要求,对上汇报好,对外联系好,对内沟通好,全力以赴做好各项服务。为确保会务组织不出差错,重要会议都要进行会场布置查验和对接情况查验,如区内大型会议,由于涉及的会场较多,会务服务人员需等到酒店布置完全部会场后再进行会场查验。为了确保工作不出现任何疏漏,会务服务人员时常要忙到下半夜。三是对一些大型的重要活动相关资料进行总结归档,如各类活动的后勤保障方案,会议指南及会务工作流程中涉及到的座位表、就餐安排、房间安排等及时收集整理归档,便于为今后同类会议提供参考借鉴。

    三、细化服务内容,提升服务品质

    1、改善硬件,创建良好的会务环境。一是由于区会务服务中心外墙漏水,二号、三号会议室及接待室内墙渗水脱落,并产生大面积霉斑,严重影响美观及会议室的正常使用。中心在节省经费又不影响会议室正常使用的情况下,利用十一长假及周末分批对各会议室内墙进行了改造。二是因我市天气春秋季多雨,中心特购置雨伞架及雨伞袋机,避免雨天中心大厅因雨伞滴水导致潮湿路滑,确保与会者安全。三是因现场会需求,配置了60套无线发射接收系统。由于现场会参会人数较多,环境嘈杂,往往达不到预期效果。与会者佩戴无线接收系统后,在100米范围内都能接收到信号,听清楚现场介绍,大大提高了现场会的办会质量及预期效果。四是部分陶瓷杯使用时间过久,在高温消毒的过程中出现缺口等破损现象,为此中心在多方比价后及时更换陶瓷杯具,并采购多层清洁推车,避免陶瓷杯因碰撞产生破损。

    2、优化服务,提升会务服务品质。小事成就大事,细节成就完美,中心除做好正常会务保障外,还细化了服务内容,做到每个细节细致入微、有条不紊,使与会者满意。一是会议开始前,协助会议主办单位做好入场引导工作,并维持好会场秩序,当主席台领导入座后,及时关闭会场大门。二是会议开始后,安排负责人员留守会场,提醒服务人员定时供应茶水,关注会场内音响、灯光、室温等情况,便于处理各种突发状况,一旦发现问题可以迅速补救。三是会议结束后,先检查每个座位是否有遗落的物品,若有则根据座位牌进行物品登记,主动联系会议主办方或失主,及时归还失物。对遗落的会议普发资料均进行碎纸处理,对重要的会议资料及时联系会议主办方领回。

    细节决定成败,规范体现水平。会务服务工作是一项复杂的系统工作,也是机关后勤保障工作中的一项重要职责,在筹备组织过程中,稍不注意就会出现难以弥补的错误,造成不良影响。中心将继续从实践经验中探索服务量化、细化办法,进一步规范会务工作流程,把这项工作做好、做实、做出特色。

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